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戸籍・住民登録

本人通知制度について
住民生活課

本人通知制度とは

近年、身元調査などに利用するため、第三者が委任状を偽造し、証明書などを不正に取得する事件が発生しています。そのような場合に早期に不正を発見できるのが、本人通知制度です。

この制度は、住民票の写しや、戸籍謄本等を本人の代理人や第三者に交付した場合、事前に登録していただいた方に対して、その事実を郵送により通知する制度です。住民票の写し等の不正請求及び不正取得を抑止し、個人の権利の侵害の防止を図ることを目的としています。
 

第三者とは

住民票の写しにおいては「同一世帯」以外の者、戸籍及び戸籍の附票の写しにおいては「戸籍に記載のある者、その配偶者、直系親族」以外の者であり、個人、法人、債権者など、八業士(弁護士、司法書士、土地家屋調査士、税理士、社会保険労務士、弁理士、海事代理士、行政書士)を言います。

      

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本人通知制度を利用するには

事前に登録が必要です。
「本人通知制度事前登録申込書」を御杖村役場住民生活課へ提出してください。
①登録に必要な書類
■申請者が本人であることを証明する書類(運転免許証、写真付住民基本台帳カード、パスポート等)
■法定代理人(未成年後見人・成年後見人・親権者)が申し込む場合は、資格を証明する書類及び法定代理人の本人確認書類
※ただし、本村に備える戸籍簿等で法定代理人であることが確認できる場合は、資格を証明する書類は省略することができます。
②登録できる方
御杖村に住民登録や本籍のある方(過去にあった方も含みます)
③受付日時
平日(月曜日から金曜日) 午前8時30分から午後5時15分まで

④郵送による申請
事前登録を希望する本人が、疾病その他やむを得ない理由により、窓口で申出が困難な場合と、遠隔地に居住している場合に限り可能です。
本人確認書類の写し(運転免許証、写真付住民基本台帳カード、パスポート等)を同封してください。

 

登録の期間

本人通知の登録有効期間は、登録をした日から3年間です。
更新の申し出がなく登録期間を経過した場合は、自動的に登録が廃止となります。
なお、引き続き登録を希望される方は、登録期間満了日の1ヶ月前から登録を更新することができます。

 

登録を取り消す場合

登録期間満了前に登録の取消しを求める場合、又は登録事項に変更がある場合は、「本人通知制度事前登録変更・廃止届出書」により届け出てください。登録者が死亡、失踪宣告を受けたとき、又は対象となる証明書が御杖村に存在しなくなったとき(除票の保存期間満了等)は登録を取り消します。

 

本人通知の対象となる証明書

①住民票の写し(除票の写しを含む)
②住民票に記載した事項に関する証明書
③戸籍の附票の写し(除票の写しを含む)
④戸籍謄(抄)本、除籍謄(抄)本、改製原戸籍謄(抄)本
⑤戸籍の記載事項証明書

 

 

通知書には次の事項をお知らせします

①交付年月日
②交付した証明書の種別及び交付通数(住民票の写し1通・戸籍謄本2通など)
③交付請求者の種別(本人の代理人またはその他)
※交付した代理人や第三者等の氏名、住所等の個人情報は本人通知書には記載されません。

 

開示請求について

本人の代理人や第三者への住民票の写しや戸籍謄本等を交付した内容については、御杖村個人情報保護条例の範囲内において、同条例の規定に基づき本人が開示請求することができます。

 

次の請求は通知対象となりません

①住民票関係では同一世帯の方からの請求、戸籍関係では同一戸籍に記載されている方、又はその配偶者、直系尊属もしくは直系卑属からの請求
②国又は地方公共団体からの公用請求
③村長が特別な請求と認めた場合
 

 

各種様式のダウンロード

本人通知制度事前登録申込書(様式第1号).pdf

本人通知制度事前登録変更・廃止届出書(様式第3号).pdf 

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